Placé/e sous l’autorité directe de la Directrice générale adjointe en charge de l’Education, de la Culture, du Sport et de la Jeunesse, (3 directions, 7 000 agents), l’assistante DGA apporte un appui permanent à la directrice générale adjointe en termes de secrétariat, d’organisation, de gestion administrative et de suivi des dossiers et assure l’interface avec les différents interlocuteurs internes et externes.

Pour le compte du la Directrice Générale Adjointe, faciliter et stabiliser l’action quotidienne :

- Assurer l’accueil téléphonique : 1er niveau de réponse, orientation des appels (garant de l’image du DGA), prise de RDV

- Gérer l’agenda du DGA (gestion des RDV et réunions selon les priorités…) ainsi que ses déplacements

- Planifier les comités de direction: préparer les ordres du jour, rédiger les comptes rendus

- Organiser des réunions dans les aspects administratifs et logistiques (réservation de salle, réservation de créneaux dans les agendas électroniques des participants, accompagnement des visiteurs)

- Contribuer à la préparation et à la constitution de dossiers

- Mettre en forme documents et notes

- Contribuer à la réalisation ponctuelle de recherche d’information en relation avec les services de la Région et les partenaires extérieurs

- Assurer la continuité de l’information et des dossiers

- Sécuriser les process et productions de la DGA

- Travailler en lien avec la chargée de mission DGA sur des dossiers spécifiques

Pour le compte de la Direction Générale Adjointe, assurer la fluidité et la transversalité :

- Contribuer à la bonne circulation de l’information en lien avec les assistantes d’élus, de la Direction Générale des Services ainsi que des autres DGA

- Suivre la gestion des parapheurs, en provenance des services présents à Lyon et Clermont, tant pour les documents soumis au visa du DGA ou à sa signature que pour ceux destinés au DGS et/ou Président ; contribuer à l’amélioration permanente du processus

- Assurer un suivi quotidien des courriers entrants, qu’ils soient soumis à l’attention du DGA ou pour traitement, via l’outil de gestion du courrier de la collectivité (Elise) ; contribuer à la fiabilité des informations saisies et suivre le circuit de gestion qui en découle ; contribuer à l’amélioration permanente du processus

- Préparer les dossiers de réunions en complémentarité avec les assistantes de directions

- Contribuer à la gestion de bases de données partagées (fichiers de contacts, tableaux de bord de suivi de parapheurs…)

- Contribuer au suivi des procédures internes

- Animer, coordonner le réseau des assistantes de directions de la DGA

Les missions du poste sont susceptibles d’être ajustées en fonction des objectifs assignés à la DGA.

Des dépassements horaires sont possible.

SAVOIRS et SAVOIR FAIRE :

- Formation bac/bac + 2 Assistant de manager

- Expérience professionnelle dans le domaine du secrétariat de direction

- Très bonne maîtrise des outils bureautiques

- Bonne maîtrise de l’orthographe et de la syntaxe

- Intelligence de situation

- Sens des priorités, capacités d’organisation, d’adaptation et de reporting

- Capacité à adapter son discours à son interlocuteur, et en ce sens contribuer à la bonne image de la DGA

- Capacité à travailler de façon autonome, tout en sachant travailler en lien avec les assistantes de directions

- Bonne compréhension des spécificités d’un fonctionnement proche de l’exécutif

- Capacités à s’adapter au travail collaboratif

SAVOIR-ETRE :

- Adaptabilité

- Réactivité

- Rigueur

- Disponibilité

- Qualités relationnelles

- Polyvalence

- Respect du devoir de réserve

- Absolue discrétion

Vos avantages en rejoignant notre collectivité :

- Plusieurs formules de travail (27 jours de congés payés et jusqu'à 27 jours de RTT...),

- Télétravail possible (jusqu'à 2 jours /semaine)

- Matériel informatique performant et adapté au travail nomade.

- Une rémunération statutaire avec des primes mensuelles fixes.

- Tickets restaurant d'une valeur faciale de 9 € (participation à hauteur de 60% de l'employeur).

- Participation aux frais et abonnements de transports (abonnement aux transports en commun, forfait mobilités durables pour les trajets en vélo, en vélo électrique et en tant que conducteur ou passager en covoiturage)

- Participation à la complémentaire santé et prévoyance (sous conditions)

- Un accompagnement individualisé des parcours de formation pour vous rendre acteur de votre carrière professionnelle.

- Association du personnel proposant des prestations sociales (chèques vacances, allocations de rentrée scolaire, participation culturelle,...) et des actions de loisir, sport et détente.
 

La Région Auvergne-Rhône-Alpes : des valeurs partagées qui donnent du sens à votre travail !